Entreprise : comment rendre les réunions efficaces

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Entreprise : comment rendre les réunions efficaces

En dépit de mauvaises pratiques trop courantes, la réunion demeure l’outil principal du manager pour organiser le travail en commun. Comment en tirer le meilleur parti ?

Difficile de trouver sujet plus fédérateur. À peine évoquée du bout des lèvres, la « réunion de travail » est immédiatement l’objet de toutes les critiques, appuyées d’exemples vécus.

« Tu te retrouves en réunion pour que ton boss te présente un nouveau projet et au final, il n’en parle que cinq minutes. Par contre, on passe trois quarts d’heure à discuter du choix des couleurs et des émojis utilisés dans le PowerPoint. Là, tu te dis qu’il y a un problème », râle Laurence*, cadre dans le secteur de la santé.

« Il y a quelques mois, j’ai eu une réunion sur le thème : “Comment organiser des réunions”. Première règle énoncée : “Une bonne réunion commence et termine à l’heure”. Elle a débuté en retard et s’est finie en retard », grince à son tour, Joséphine, ingénieure dans l’aéronautique.

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25 heures par mois

En décembre dernier, sur le forum jeuxvideo.com, dans une discussion sur l’(in)utilité des réunions, les sarcasmes sont nombreux. Une seule voix a le courage de défendre le plus vieux rituel des entreprises : « Elles permettent à chacun d’obtenir un point de vue global sur la situation, d’échanger, de prendre collectivement des décisions et de répartir les tâches », avance RandomSuicide2. Avant de se faire remettre à sa place : « Mais dans quel monde tu vis ? »

Il est vrai que même les études et les chiffres sont du côté des râleurs. Selon l’institut Censuswide*, un employé de PME passe (perd) 25 heures par mois en réunion. La majorité d’entre eux (59 %) déclarent qu’elles ne servent à rien, ne débouchent ni sur une action ni sur un résultat concret.

Dernier chiffre pour faire déborder la coupe déjà pleine : une PME gaspille en moyenne 3 000 euros par an et par salarié en réunions inutiles.

En Chiffres

59%

Soit le pourcentage de salariés qui estiment que les réunions ne servent à rien, selon une étude de l'institut Censuswide (2017)

L’option forum

Mais alors, si elles entravent tant la productivité et le bien-être des salariés, pourquoi n’ont-elles pas été abandonnées ? En France, une seule entreprise, Alan, spécialisée dans l’assurance en ligne, a sauté le pas en 2017.

Un forum interne s’est substitué à ces rendez-vous d’équipe. « Quand un(e) salarié(e) veut solliciter un avis, coconstruire une stratégie, il se connecte, ouvre un sujet de discussion et tagge les personnes auxquelles elle veut s’adresser. Les interlocuteurs reçoivent une notification et répondent quand ils le souhaitent. De gros projets, comme une offre d’assurance santé pour les hôtels et restaurants, ont été bâtis de A à Z sur le forum », explique son dirigeant, Jean-Charles Samuelian.

« Le problème, ce n’est pas les réunions, mais les mauvaises pratiques. Elles restent le meilleur outil du manager pour organiser le travail collectif et faire vivre la collectivité. Pourvu qu’on respecte certaines règles »
Penny Harrison,

Maîtresse de conférences en Management et organisation des entreprises

Alan reste une exception qui n’a pas fait de petits. Partout ailleurs, les réunions persistent. « Le problème, ce n’est pas les réunions, mais les mauvaises pratiques. Elles restent le meilleur outil du manager pour organiser le travail collectif et faire vivre la collectivité. Pourvu qu’on respecte certaines règles », juge Penny Harrison, maîtresse de conférences en Management et organisation des entreprises à la Rennes School of Business.

Les trois règles d’or

La première est celle des « deux pizzas ». Selon le docteur Nigel Oseland, psychologue du travail et chercheur à l’University College of London (UCL), la cause première du manque d’efficacité et de productivité des réunions est à chercher du côté des participants : « Soit ils sont trop nombreux, soit les bonnes personnes n’ont pas été conviées. »

Pour que chacun puisse apporter sa contribution, le nombre idéal de personnes est de huit. C’est la règle des « deux pizzas » de Jeff Bezos, le patron d’Amazon, pour qui il ne faut « jamais tenir une réunion où deux pizzas seraient insuffisantes pour nourrir tout le monde ».

La règle n° 2 consiste à annoncer l’objectif de la réunion. Cela paraît bête, mais près d’un tiers des salariés français arrive en réunion sans qu’on leur ait communiqué par avance son objet. Difficile, dans ces conditions, de préparer idées, chiffres et vision à partager.

Éco-mots

Réunionite

Terme péjoratif, né en France dans la seconde moitié du XXe siècle et désignant la manie d’organiser des réunions de travail souvent inutiles. L’absence de terme équivalent dans d’autres langues ne vaccine pas les salariés étrangers contre ce mal. Selon la dernière étude de l’outil de gestion de projet Asana, les Anglais, comme les Français, ont consacré, sur l’année 2020, 157 heures en réunion inutiles. Les Américains (États-Unis), de leur côté, y ont gâché 187 heures.

Le jour J, en préambule, le patron de Facebook, Mark Zuckerberg conseille de faire une piqûre de rappel : « À la seconde même où tout le monde est assis autour de la table, je demande à chacun de s’exprimer sur l’objectif de la réunion. Il s’agit d’accorder nos violons, sans y passer trop de temps, de savoir si nous sommes là juste pour discuter d’un problème ou s’il nous faut impérativement trouver une solution. »

La règle n°3, enfin, consiste à faire un compte-rendu. Pas l’un de ces pavés que personne n’a le courage de lire. « Il doit être très succinct. C’est un relevé des décisions prises : qui doit faire quoi et quand. Un salarié se porte volontaire en début de réunion pour le faire, puis il l’envoie à la fin de l’échange », conseille le réuniologue Louis Vareille.

* Étude menée sur un échantillon représentatif de 1 017 employés français de PME par l’institut Censuswide, en octobre 2017

Efficacité aux USA, anticipation au Japon

Selon l’endroit du monde où les réunions ont lieu, l’approche ne sera pas la même. Quand Jonathan Benhamou, le cofondateur de PeopleDoc, a déménagé les bureaux de son entreprise à New York, en 2014, il a assisté à ses premières réunions américaines et ce fut la surprise.

Point de bavardages en préambule, du type : « Tu as profité du beau temps, ce week-end ? Moi j’ai fait une balade à vélo. » On rentre directement dans le vif du sujet.

Encore plus étrange, la décision prise en conclusion du point « est ensuite appliquée loyalement par tous. En France, quand on prend une décision à l’issue d’une réunion, il est habituel qu’elle soit discutée, critiquée et remise en cause », témoigne-t-il. 

Au Japon, c’est encore différent. Une équipe française venue à Tokyo présenter un projet à un partenaire nippon l’a appris à ses dépens, comme le raconte Benjamin Pelletier, consultant en management interculturel sur son blog.

Quelques jours avant la réunion, les Français ont envoyé à leur partenaire, de manière succincte, l’objet de la réunion. Le jour J, ils présentent le projet devant des Japonais polis, mais silencieux et impassibles. Des questions ? Aucune.

Le lendemain, les Français, ne sachant pas trop quoi penser, retournent voir le responsable japonais, qui les reçoit et leur dit : « Alors, hier, à 8h27, vous avez dit ceci… Nous aimerions savoir cela… À 8h34, vous avez dit ceci… Nous aimerions savoir cela… etc. »

Au Japon, il est d’usage d’envoyer, avant la réunion, toute la présentation. « Là-bas, une réunion sert à vérifier oralement que les personnes invitées ont bien compris l’information écrite envoyée au préalable », rapporte Benjamin Pelletier.